Як це працює: від документа постачальника до запису у вашому обліку

На цій сторінці відповіді на питання з нашої зустрічі 23 вересня і маршрут по демонстраціях. Почніть з однієї накладної: на ній видно всю роботу агента, яку зазвичай ховає інтерфейс, крок за кроком, за 5 хвилин.

Схема в одну картинку

Одна накладна крок за кроком: що бачать ваші люди

Нижче 12 кадрів з демонстрації. Над кожним смуга «звідки і куди йде документ»: зелене це ваша сторона (пошта, довідники, месенджер, облікова система), фіолетове робота агента, синє кабінет Initask. Кадр 10 показує документ у вигляді 1С або BAS, як його побачить ваш бухгалтер; у SAP це той самий документ надходження з тими самими полями.

1

Лист постачальникаде: ваша пошта, ЕДО, фото з магазину

Постачальник надсилає накладну як і зараз. Агент сам забирає її зі скриньки.

Відкрити крок 1 у демонстрації

2

Що прочитано і наскільки впевненоде: агент

Кожне поле з місцем на сторінці і відсотком упевненості. Розмита ціна позначена жовтим.

Відкрити крок 2 у демонстрації

3

Сумнівне поле перевіряється арифметикоюде: агент

Кількість на ціну, сума рядків, ПДВ. Ціна сходиться з підсумком документа, поле підтверджене.

Відкрити крок 3 у демонстрації

4

Контрагент і договір з вашого довідникаде: ваша облікова система

Постачальник за кодом ЄДРПОУ, договір з вашого довідника договорів.

Відкрити крок 4 у демонстрації

5

Одна з 40 карток болтівде: ваша облікова система

Код постачальника, ознаки з назви, історія надходжень. У демонстрації можна вписати свою назву рядка.

Відкрити крок 5 у демонстрації

6

Дві схожі картки: агент питаєде: агент і відповідальний

Клас міцності 5.6 чи 8.8. Агент показує, чим картки відрізняються, і питає.

Відкрити крок 6 у демонстрації

7

Склад, якого в документі немаєде: правила у кабінеті Initask

«Склад основний» перетворюється на РЦ «Алматинка» за правилом, яке записав ваш бухгалтер.

Відкрити крок 7 у демонстрації

8

Питання приходить у месенджерде: ваш месенджер, пошта або кабінет

Коротко, з кнопками відповіді і посиланням на скан. Решта документів тим часом обробляється.

Відкрити крок 8 у демонстрації

9

Відповідь стає правиломде: кабінет Initask

Правило з автором, датою і причиною. Наступного разу таке питання вже не прийде.

Відкрити крок 9 у демонстрації

10

Документ у вашій 1С або BASде: ваша облікова система

Журнал «Надходження товарів і послуг», новий документ від агента, форма з усіма полями, скан у вкладенні, кнопка «Провести і закрити» у вашого бухгалтера.

Відкрити крок 10 у демонстрації

11

Проводки, залишки і журналде: ваша облікова система і кабінет Initask

Дт 281 Кт 631, ПДВ на 644, залишки на складі. Журнал показує джерело кожного поля.

Відкрити крок 11 у демонстрації

12

Скільки коштує один документде: кабінет Initask

Калькулятор: вписуєте свою кількість документів, бачите, з чого складається сума.

Відкрити крок 12 у демонстрації

Відповіді на питання зустрічі

• Звідки в демонстрації взялась операція?

  Агент сам забирає документ з каналу, куди його надсилає постачальник: пошта, ЕДО, фото з магазину. Далі читає його і показує кожне поле з відсотком упевненості і місцем на сторінці. Сумнівне поле він перевіряє арифметикою документа: кількість на ціну, сума рядків, ПДВ.

  У першій демонстрації ця частина відбувалась за кадром, тепер вона показана окремими кроками.

  Лист постачальника і розпізнавання, кроки 1-3
• Операція потрапляє у наш облік чи лише у ваш кабінет?

  У ваш облік. Агент створює документ у вашій обліковій системі чернеткою: ваш контрагент, договір, склад, картки номенклатури і скан-копія. Проводить ваш бухгалтер. Кабінет Initask потрібен людям, щоб бачити, що агент зробив, і керувати ним.

  Куди потрапляє результат, крок 10
• З якими обліковими системами ви працюєте і як пишете в них?

  Працюємо з 1С, BAS, SAP та іншими ERP, з Excel і Google-таблицями, поштою, ЕДО і банками. Записуємо трьома способами, обираємо разом з вашим ІТ:

  Спосіб	Коли підходить	Що потрібно від вашого ІТ
  Стандартний механізм обміну вашої системи	найчастіше	опублікувати обмін і дати технічного користувача з потрібними правами
  Ваш наявний імпорт документів	коли система вже вміє завантажувати документи з файлів	формат файла і місце, куди його класти
  Проміжна база	коли прямий запис у робочу базу заборонений політикою безпеки	таблиця, з якої ваша система забирає документи за розкладом

  Процеси лишаються вашими: під них налаштовується агент.

• Як агент знає, на яку з 40 карток болтів провести рядок?

  Так само, як досвідчений бухгалтер, у три кроки:

  1. Код постачальника у таблиці відповідностей. Якщо цей код людина вже колись підтвердила, картка знаходиться одразу.
  2. Ознаки з назви: діаметр, довжина, покриття, стандарт, клас міцності. З 40 карток лишається кілька або одна.
  3. Історія надходжень від цього постачальника: на які картки йшли такі самі рядки раніше і за якою ціною.

  Коли лишається дві картки і вони відрізняються суттєвою ознакою (наприклад, класом міцності), агент питає відповідального і показує, чим картки відрізняються. У демонстрації можна вписати свою назву рядка і подивитись, що він зробить.

  Одна з 40 карток, кроки 5-6
• Що, коли в документі бракує обовʼязкового реквізиту, наприклад складу?

  Якщо написано «склад основний», а ваш бухгалтер знає, що це Алматинка, це знання записується правилом: «у накладних цього постачальника склад "основний" це РЦ "Алматинка"». Агент виконує правило, як інструкцію новому працівнику.

  Якщо поле порожнє або там щось незнайоме, агент пише відповідальному, на який склад прийшла поставка. Документ чекає відповіді, решта документів обробляється далі.

  Склад за правилом і питання людині, кроки 7-8
• Кого і як агент питає?

  Кого питати, задається правилом: за постачальником, складом, сумою або типом документа. Питання приходить у кабінет, на пошту або в месенджер, коротко, з варіантами відповіді в один клік і посиланням на скан. Без відповіді протягом 4 робочих годин агент нагадує, через день піднімає питання керівнику. Строки ви задаєте самі.

  Питання відповідальному, крок 8
• Як агент навчається і що, коли людина підказала неправильно?

  Кожна відповідь людини стає правилом з автором, датою і причиною. Наступний такий документ проходить без питання. Правило видно у кабінеті, його вимикають одним кліком, і тоді питання повертається. Поведінка агента змінюється лише через правила, підтверджені вашими людьми.

  Відповідь стає правилом, крок 9
• Скільки коштує проведення одного документа?

  Щомісячна плата складається з двох частин:

  Частина	Скільки	Від чого залежить
  Робота моделі над документом	близько 1 цента за документ у 1,5 сторінки	кількість сторінок і рядків, якість скана
  Робота агента під ключ	$150 до $250 на місяць	сервер, моніторинг, супровід, оновлення правил
  Разом на 3 000 до 4 000 документів	близько $175 до $285 на місяць	при документі в 1,5 сторінки

  У демонстрації є калькулятор: вписуєте свою кількість документів і бачите, як рахується кожна частина.

  Ціна одного документа, крок 12
• Скільки коштує розробка і як ви її рахуєте?

  Орієнтир на налаштування та інтеграцію одного напряму $2 000 до $3 000 одноразово. Точну суму рахуємо так: ви заповнюєте бриф, ми готуємо опис рішення, ви вносите правки, і за погодженим описом ми рахуємо години за ставкою $35 рядками по кожному блоку робіт. Будь-який рядок можна прибрати і побачити, на скільки дешевшає.

• Чим агент відрізняється від ChatGPT чи Claude?

  ChatGPT відповідає, коли людина щось у нього вставила. Агент працює на потоці сам: документ прийшов, агент його забрав, розпізнав, зіставив, записав чернетку у ваш облік і залишив слід у журналі. Частина агентів має інтерфейс, наприклад дашборд для фінансового директора, де питання ставиться звичайною мовою, а відповідь рахується з даних вашого обліку.

• Як це проходило в інших компаній і як виглядає ТЗ?

  Порядок однаковий для кожного напряму: бриф, опис рішення з вашими правками, перевірка агента на ваших документах минулого місяця з розбором кожної розбіжності, паралельний місяць, коли агент готує чернетки, а люди проводять як завжди, і приймання за критеріями, які ви назвали в брифі. Від брифа до роботи на бойовому потоці близько 8 тижнів.

  Опис рішення містить: обсяг, шлях документа, правила на старті, що агент робить сам і де питає, спосіб запису у вашу систему, що до робіт не входить, і критерії приймання.

  Впровадження по кроках на прикладі торгового дому з мережею магазинів
• Паперові документи і скани з магазинів теж?

  Так. Агент читає електронні документи з ЕДО, PDF з пошти, скани і фото на телефон, у тому числі криві і з печаткою поверх тексту. Для паперу з магазинів і РЦ підключаємо бот у месенджері або спільну теку: людина фотографує документ, далі все йде тим самим шляхом, що й накладна у кадрах вище.

  Що агент читає зі скана, кроки 2-3
• Хто що бачить у кабінеті?

  Кожен відповідальний має свій вхід і свою роль: бухгалтер ТМЦ бачить свої документи і питання, казначей платежі, головний бухгалтер усе і правила, фінансовий директор дашборд. Права задаєте ви, користувачів без доплати за кожного. Кожна дія людини і агента записана в журнал з іменем і часом.

  Журнал з авторами дій, крок 11
• Дашборд фінансового директора: питання звичайною мовою

  Фінансовий директор пише питання словами: «який мінімум грошей на 13 тижнів і чому», «що з дебіторкою мережі». Відповідь рахується з даних вашого обліку і виписок, з посиланням на документи, з яких вона зібрана. Для питань про регламенти і облікову політику відповідь іде з ваших внутрішніх документів.

  Питання звичайною мовою до цифр
  Відповіді з ваших регламентів
• Що вже готово і що налаштовується під Фору?

  Близько 80% рішення вже працює в інших компаніях: читання документів, зіставлення з довідниками, питання людям, правила, журнал, запис в облікову систему. Під Фору налаштовуються ваші довідники, ваші правила, канали, звідки приходять документи, спосіб запису у вашу систему і ролі людей. Тому процеси лишаються вашими, а агент підлаштовується під них.

  Як проходить налаштування, 5 кроків
• Скільки людської роботи забирає агент?

  На потоці первинки людина перестає набивати документи і переходить на перевірку готових чернеток та відповіді на питання агента. На впроваджених потоках одна людина з агентом закриває обсяг, для якого раніше працювали кілька людей, до 7-8 на однотипній первинці. Для Фори цю цифру рахуємо на перевірці вашою історією: скільки документів проходить без питань і скільки хвилин іде на перевірку однієї чернетки.

  Калькулятор ручної роботи на ваших обсягах
• Де живуть наші дані?

  Три варіанти: на нашому захищеному сервері, у вашій хмарі (Microsoft Azure, Amazon AWS або Google Cloud) чи на сервері Фори, або повністю у вашому контурі разом з моделлю. Доступ агента до облікової системи дається технічним користувачем з мінімальними правами, на старті лише на читання і створення чернеток. Кожна дія агента лишається в незмінному журналі.

  Безпека і контур

Маршрут по демонстраціях для кожної ролі

Кожен маршрут на 10-15 хвилин. Натискаєте посилання і гортаєте кроки стрілками; під кожним кроком блок «Під капотом цього кроку» пояснює, звідки взялись цифри і що вирішує людина.

Входи до робочих кабінетів (ТОВ, казначейство, перевірка контрагентів) надіслані вам особисто разом з першим листом.

Питання до наступної зустрічі

Щоб повернутись з планом, строком і ціною

Заповніть бриф по напрямах, які вам цікаві: 15-20 хвилин, переважно галочки. Дані можна давати як є: вивантаження, чернетки, скріни, ми самі приведемо їх до ладу.